بحث حول وظيفة التموين للمؤسسة

المقدمة:
- تحتل وظيفة التموين مكانة هامة في المؤسسة ،كما تعتبر من الوظائف التي تعتمد عليها المؤسسة للحصول على الإمدادات من المواد و الوسائل الضرورية التي يتطلبها نشاطها ، لهذا نجد أن دائرة التموين من بين الدوائر الهامة و الرئيسية في المؤسسات و المديريات ، ونظرا لأهمية هذه الوظيفة ومكانتها الكبيرة في المؤسسة كان منطلق بحثنا هو طرح الإشكالية التالية:
**ما المقصود بالتموين؟ وما هو الدور الذي تلعبه وظيفة التموين في سير مختلف عمليات المؤسسة؟**
ولكي تتوفر لدينا نظرة كلية وشاملة عن هذه الوظيفة ومن اجل الوصول إلى الإجابة عن هذه الإشكالية اتبعنا منهجا وصفيا تحليلا وقد تضمن مفهوم وظيفة التموين ومختلف وظائفها واهدافها وكذا تنظيمها سواء تعلق الامر بالعملية أو الوظيفة في حد ذاتها كما هو موضح في خطة البحث:

v المقدمة
I . وظيفة التموين
1- مفهوم وظيفة التموين
2- وظائف التموين وعلاقتها بالوظائف الاخرى
3- اهمية وظيفة التموين في المؤسسة
4- أهداف وظيفة التموين في المؤسسة
I - وظيفة التموين [/ u ]
تعتبر وظيفة التموين بالمؤسسات من الوظائف المهمة وهذا نظرا لأهميتها بالنسبة لمختلف نشاطات المؤسسة خاصة وظيفة الإنتاج والتسويق إذ إن نجاح أي مؤسسة يتوقف علي أداء وظائفها لأنشطتها المختلفة وخاصة علي مدي توفير الموارد والمستلزمات والخدمات الضرورية في الوقت المناسب وبالكمية المناسبة والجودة المناسبة من طرف المورد المناسب بالسعر المناسب وهذا بغرض استخدامها في العملية الإنتاجية والتي علي ضوئها تبرز أهمية المؤسسة وأهمية منتجاتها من هنا فان الوظيفية هي التي تزيد من منافسيه المؤسسة كالتالي
1)- مفهوم وظيفة التموين:
. وقبل التطرق إلي تعريف وظيفة التموين يجب علينا تبين الفرق بين وظيفة الشراء ووظيفة التموين ويعتبر الكاتب الأمريكي ammer أول من طرح هذا السؤال وتبعه كتاب آخرون مثل jardin فبين الفرق بينهما بأن الشراء نشاط من انشطة التموين ويعرف وظيفة التموين هي الوظيفة التي تهتم بتحديد الاحتياجات ووضع برنامج خاص ايضا البحث عن الموردين واختيار احسنهم كذلك التسيير المادي والاقتصادي لهذه الحاجات و نظرا لأهمية التموين فقد تعددت التعاريف و المفاهيم لهذه الوظيفة وقد عرف التموين من قبل الكثير من الدكاترة ومن خلال تلك التعاريف استخلصنا تعريف عام للتموين هو: "انه مد أي مشروع صناعي كان أو تجاري بمواد أولية أو المواد تامة الصنع أو نصف المصنعة ...الخ بالكمية والنوعية المرغوب فيها وفي الزمن المناسب وبأقل تكلفة ممكنة وفي أحسن ظروف العمل مع تفادي نفاذ المخزون وتعطل العمل" (1)
2)- وظائف التموين وعلاقتها بالوظائف الأخرى:
2-1 - وظائف التموين:
- يمكن تقسيم وظائفها إلى وظائف رئيسية وأخرى فرعية:
-1- وظائف رئيسية: وندرجها في أربعة عناصر:
- الاحتفاظ بالوثائق الأساسية: وتتمثل في سجل الأسعار، سجلات المشتريات ،سجلات المخزون والاستخدام، سجلات الموردين....
- البحوث: تتمثل في دراسة كل مصادر التموين الموجودة و المستغلة والكامنة وذلك عن طريق تحليل العروض
- الشراء: تتمثل في مراجعة طلبات الشراء والحصول على العروض من اسعار ومواصفات،وإصدار طلبات الشراء ومتابعتها
- إدارة المواد: تتمثل مهامه في تحقيق المستوى الاقتصادي للمخزون و الحفاظ على توازنه.
وهناك وظائف أخرى نذكرها باختصار: *إصدار الطلبات وتقديمها *مقابلة الموردين *اختيار مصادر الشراء ودراسة الأسعار وتحليل التكاليف *تحديد المواصفات والكميات المرغوبة ومتابعة الشراء
-2- وظائف فرعية: والتي تساهم بقسط كبير وظيفة التموين في القيام بها وهي:
* تقارير الصنع والشراء، * المواصفات، * الرقابة على المخزون
2-2-علاقتها بالوظائف الأخرى :
*1* علاقتها بوظيفة الإنتاج: يرتبط التموين مع الإنتاج بالمؤسسات الصناعية لان مهمته ترتكز أساسا على توفير المواد والمستلزمات الإنتاج لهذه الأخيرة لإتمام عمليتها الإنتاجية بشكل جيد،وهذا بتوفير المعلومات الخاصة بأنواع ومواصفات المواد و الكميات التي ينبغي توفيرها في الوقت المحدد
*2*علاقتها بالمبيعات: تتصل إدارة المبيعات وإدارة التموين اتصالا وثيقا لاعتماد كل منهما على الأخرى في الحصول على بعض المعلومات والأرقام الهامة كما أن إدارة المبيعات تفيد إدارة التموين عندما تعرفها مسبقا على المفاوضات الجارية عن بعض الصفقات مع المشترين وبناءا على هذه المعلومات تستطيع إدارة التموين توفير الاحتياجات اللازمة في الوقت المناسب
*3* علاقتها بالتخزين: تتمثل مهمة إدارة المخازن في استلام وفحص وصرف المواد التي تقوم إدارة التموين بشرائها ولا يمكن لهذه الأخيرة أن تقوم بعمليات شراء جديدة إلا بالرجوع و الاطلاع على مستويات المخزون من المواد.
*4* علاقتها بإدارة المالية: تحاول إدارة المالية تحقيق التوازن بين الإيرادات المؤسسة وبما أن الشراء يمثل حصة كبيرة من التكاليف المتغيرة للمؤسسة وبالتالي تحاول وظيفة الشراء قدر الإمكان تخفيض
تكاليف الشراء،والبحث عن مصدر التموين المناسب للمؤسسة فنقطة بداية التعاون بين الإدارتين تبدأ
ــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــ
1- دراسة وظيفة التموين في المؤسسة،مذكرة التخرج لنيل شهادة الليسانس،معهد العلوم الاقتصادية،2003/ 2004
- 1-
من ضرورة اطلاع إدارة المالية على كل خطط الشراء المقررة من قبل إدارة لتموين كما ينبغي على هذه الأخيرة أن تتحرك في حدود الإمكانيات المالية للمؤسسة.
3)- أهمية وظيفة التموين في المؤسسة:
- مهما كان حجم المؤسسة أو طبيعة نشاطها فإننا لا نستطيع تصور قيام أي نشاط اقتصادي في المؤسسة دون أن تكون هناك عمليات التموين مسبقة لمختلف المواد ومستلزمات الإنتاج الضرورية وهذا يرجع إلى تأثير عملية التموين على باقي الأنشطة الممارسة في المؤسسة ونزداد أهمية التموين في المشاريع الصناعية حيث نجد أن نسبة المشتريات تمثل أكثر من 50% من حجم المشتريات وهذا يعني أن القيمة المضافة التي تحققها المشاريع عن طريق العملية الصناعية تكون اقل من 50% من قيمة مبيعاتها وهذا يعني أن أبراج المشروع تتحدد أساسا بمدى فعالية التموين، وكإضافة للأهمية فان الإمدادات بالكميات وبالجودة والسعر المناسب وفي الوقت والمكان المناسبين يساهم في رفع الكفاءة الإنتاجية للمشروع،كما أن لوظيفة التموين أهمية في المؤسسات الخدمية.(2)[/ u ]
4[ u ])- أهداف وظيفة التموين: من أهم أهدافها :
- استثمار العمليات الإنتاجية.
- تقليل الاستثمار في المخازن لأن الاحتفاظ بالمواد و الإمدادات في المخازن يؤدي إلى تضخم مخزونها.
- تحديد مستوى الجودة للمواد المستثمرة.
- الحصول على أفضل الأسعار.
- المحافظة على المركز التنافسي.
- تحسين وسائل المفاوضات مع الموردين.
- تقسيم الموردين وهذا عن طريق نظام سليم لتقييم الموردين والنظر إلى كل الخدمات التي يقدمونها.
- إعادة التنظيم وهدفه تجميع الأنشطة داخل إدارة المشتريات وإضافة كفاءات جديدة لها ويكون إما باستخدام برامج لرفع كفاءات الموظفين أو بإدخال أخصائيين جدد في هذا المجال.
II - تنظيم وظيفة التموين[/ u ]
[ u ]1-مفهومها:
- حتى تؤدي وظيفة التموين دورها بكفاءة عالية لابد من تنظيم إداري جيد لها بالإضافة إلى هيكل تنظيمي في كل وظيفة ومنه فالتنظيم هو وسيلة لتحقيق التنسيق و التعاون فيما بين وظائف المؤسسة و بالتالي تحديد مختلف المصالح التي تكون في مجموعها مصلحة للتموين، أما الهيكل التنظيمي لوظيفة التموين تحتل مكانة هامة في الهيكل التنظيمي للمؤسسة من حيث الصلاحيات و المسؤوليات كلما ازدادت كمية وقيمة المشتريات.
2- أهمية تنظيم وظيفة التموين: إن التنظيم الفعال و المتمثل في مدى تحديده للعلاقات التنظيمية لكل فرد في التنظيم يحقق مزايا و عيوب:
*المزايا:
- ضمان تدفق الأداء دون حدوث ازدواج وهذا بالتحديد الواضح المخصصة للأفراد و الإدارات.
- التحديد الواضح للسلطات يؤدي إلى معرفة اليقينية والقاطعة لكل فرد في التنظيم ورؤسائه ومرؤوسيه.
ـــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــ[/b ]
2- دراسة وظيفة التموين في المؤسسة، مذكرة التخرج لنيل شهادة الليسانس معهد العلوم الاقتصادية،2003/2004، ص 9
[b]-2 -[/b ]
- توفير الوقت للقادة الإداريين و تفرغهم للاهتمام بالسياسات و القرارات الإستراتيجية وهذا نتيجة إمكانية
تفويض المرؤوسين في اتخاذ القرارات الروتينية.
- إن التحديد الواضح للعلاقات التنظيمية يسمح بتحديد السبل القاطعة للترفيه و مجالات التدريب و التنمية المحتملة للأفراد.
- تحديد تلك السبل و المجالات يساعد على تدعيم روح المعنوية و تنميتها.
- إن تحديد العلاقات التنظيمية يؤدي إلى تعزيز التجانس بين أجزاء التنظيم مما يدعم الأداء الفعال للمنظمة ككل.
[ b ]* العيوب: - عدم قدرة الأفراد ومضمون الهيكل مما يؤدي إلى انعدام قيمة المبادئ التي تقوم عليها التنظيم .
- التمادي الأكثر من اللازم في التفاصيل التنظيمية مما يؤدي إلى خلق الروتين وهذا بدوره يؤدي إلى إبطاء عملية اتخاذ القرارات.
- عدم التوازن بين المركزية و اللامركزية قد يؤدي إلى التمادي فيهما لما تحققه كل منها من المزايا التي تفيد حركة التنظيم أو تفككها،لذلك يجب الموازنة بينهما.
3- الاعتبارات الأساسية في تنظيم وظيفة التموين: نتطرق في ظل هذه النقطة الى مشكلتين تنظيميتين في مجال تنظيم وظيفة التموين هما:
اولا: تحديد موقع ادارة التموين في التنظيم: نتعرض هنا الى نقطتين هما:
1- درجة المركزية و اللامركزية المرغوب فيها: *المركزية: يعني قيام شخص او إدارة واحدة بالمؤسسة بمسؤوليات التموين (تركيز كافة القرارات لدى جهة واحدة). (3)
*اللامركزية: توزيع الصلاحيات الخاصة بعملية الشراء بين الادارات والأفراد( أي كل جهة تقوم بشكل انفرادي بشراء المواد الللازمة).
ومنه نلاحظ ان اللامركزي في التموين على الوحدات الانتاجية باستطاعته المساهمة في تقليل المشاكل التي تواجهها المؤسسة في تسليم المواد بالاضافة الى تخفيف تكاليف النقل، وخلاصة القول ان التنظيم الاداري السليم يجب ان يحقق التوازن بين المركزية واللامركزية.
2- تحديد تبعية ادارة التموين في التنظيم: وظيفة التموين كغيرها من الوظائف تتأثرعلى الوظائف الاخرى وسياساتها فمعظمها تابعة اما لادارة الانتاج او ادارة المالية،ومنه لايجاد الحل
لهذه المشكلة نتطرق لمعرفة النماذج الشائعة لتحديد موقع ادارة المشتريات في التنظيم وهي اربعة:
النموذج الاول: تبعية ادارة المشتريات لرئيس مجلس الادارة . (الشكل 1)
النموذج الثاني: تبعية ادارة المشتريات لنائب رئس مجلس الادارة لشؤون العمليات (الشكل 2).
النموذج الثالث: تبعية ادارة المشتريات لنائب مجلس الادارة لشؤون الصنع (الشكل 3).
النموج الرابع: تبعية ادارة المشتريات المراقب المالي (الشكل 4).
ثانيا:التنظيم الداخلي لوظيفة التموين: يتميز التنظيم التقليدي الداخلي بالبساطة فهو يقوم على مبدأين:
1- تشغيل عدد محدود من الأفراد: ينقسم الى محموعتين:
ا ـ مجموعة مندوبي الشراء: يقومون بجميع الأنشطة الشراء الفنية.
ب ـ مجموعة الموظفين الكتابيين: يقومون بجميع الأعمال الكتابية.
2- جعل كل مندوب شراء مسؤول عن مجموعة معينة لتحديد مفرداتها داخل المجموعة وعلى الرغم من شيوع النمط التقليدي الا انه ظهر حديثا نمط حديد انتشر استخدامه في الشركة الصناعية وهنا يستخدم مفهوم المصفوفة التنظيمية بحيث يخصص المشروع من مندوبي الشراء لتوفير الاحتياجات اللازمة
انجاز المشروع وهذا ما يوضحه المخطط (الشكل 5) حيث يوضح التنظيم الداخلي لادارة المشتريات في المؤسسة الصناعية.
ــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــ
3- مرجع سبق ذكره، ص 16
-3-
4-مكونات تنظيم وظيفة التموين: ان وظيفة التموين تشتمل على وظيفتين أساسيتين هما وظيفة الشراء
و التخزين وفي هذا الاطار نقوم بدراسة عامة لهاتين الوظيفتين:
1) وظيفة الشراء: [/ u ]
1- [ u ]مفهومها : تعرف عامة بانها نشاط الأعمال الموجهة لتأمين حصول منظمة على ما تحتاج اليه من المواد والآلات اللازمة لعملياتها.
2- وظائفها: [/ u ]
- تحقيق الحاجة: أي انها تنطلق من وجود الحاجة المطلوبة مثلا ادارة الانتاج تحتاج الى المواد الاولية للعملية الانتاجية ومنه تقوم بتوفير المواد أي التعرف على ما هو موجود لشراء المطلوب ما لم يتوفر في مخازنها.[ u ]
- تحديد المواصفات المادة: بعد تحقيق الحاجة يجب تحديد المواصفات لتقدير ثمنها
- اختيار المورد: حيث تعتمد اسس اختياره منها الموقع الجغرافي ،الجودة التي يقدمها المورد الأسعار وتتعرف عليها من خلال الخبرة السابقة أو عن طريق الصحف والمجلات التجارية.
- دراسة الأسعار: ترجع الادارة الى معرفتها من خلال الاعتماد على الكتلوكات او المناقصات.
- ارسال امر الشراء: عملية يجب ان تحظى بالاهتمام الشخصي لمدير الشراء وأوامر الشراء تكون مكتوبة لتجنب الاختلافات القانونية.
- متابعة اوامر الشراء: توكل الى الادارة المستخدمة للمادة او قسم التخطيط لضمان وصولها بوقتها وضمان عدم توقف الانتاج.
- الاستلام والفحص والتفتيش: يوكل امر الاستلام الى ادارة الشراء اما التفتيش الى ادارة الاستلام او الشراء بالنسبة للسلع النمطية وقد يوكل ذلك لقسم الانتاج مادام قد حدد المواصفات بنفسه.
- التخزين: تمثل ركن هام في وظيفة الشراء وهي امتداد وجزء من عملية الشراء.
- الاحتفاظ بالسجلات: أي سجلات الموردين وذلك في حالة اعادة الشراء أو لغرض الاسترشاد أي المقارنة بين الأسعار وشروط الشراء.
- مراجعة الفواتير: حيث يتم مراجعتها من قسم المحاسبة وقد يطلب من قسم الاستلام تاكيد صحة المواصفات كما لابد من ملراجعة الفواتير من فبل ادارة الشراء فبل مراجعتها من قسم المحاسبة.(4)
3-اهدافها: تتمثل اهدافها الرئيسية في :
- تحقيق استمرارية العمليات أي الحد من حالات التوقف على الانتاج ومراكز تقديم الخدمة للمستهلكة.
- تذببة الاستثمارفي المخزون المحتفظ به في لدى المشروع وذلك بالمحافظة على التوازن بين المخاطر توقف العمليات والتكلفة المترتبة عن الشراء المقدم.
- المحافظة على المستوى الصحيح لجودة الأجزاء المشتراة.
- تجنب الازدواجية في المشتريات و البضائع.
- التنمية والمحافظة على المركز التنافسي للمشروع وتحسين العلاقات مع مصادر الشراء.
- تنمية العلاقات الودية بين ادارة المشتريات وباقي ادارات المشروع التي تتعامل معها وذلك حتى يمكن خلق منافع من التنسيق الضروري لتحقيق الفعالية.(5)
2) وظيفة التخزين:[/ u ]
1-[ u ]مفهومها: لقد عرفت ادارة التخزين على انها الادارة التي تتولى بذل الجهود للاحتفاظ بالأصناف والعمل على بقاء تلك الأصناف على حالها لحين طلبها استخدامها. (6)
ـــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــ
4-د.مهدي حسن زويلف،د.علي سليم العلاونة،إدارة الشراء والتخزين،جامعة مؤتة،دار الفكر للطباعة والنشر والتوزيع،عمان 1988،طبعة الأولى،ص 16-17-18-19.
5-دراسة وظيفة التموين في المؤسسة، مرجع سبق ذكره، ص 42.
6-ناصر دادي عدون،اقتصاد المؤسسة،جامعة الجزائر ، دار المحمدية العامة،الجزائر،ص
-5-[/b ]
2)وظائفها:
- توفير النفقات: وذلك بالحفاظ على المخزون من التلف أو الفقدان، وعدم تجميد رأسمال والتخزين الجيد.
- استلام المواد: وتعد مسؤولية الاستلام بداية العمليات المخزونية فهي تستلم المشتريات من الموردين والسلع من مواقع الانتاج.
- الفحص والتفتيش: تتعلق بضمان جودة المواد وقد تعهد هذه المهمة ادارة مستقلة وتبقى ادارة المخازن على علاقة وثيقة مع دائرة التفتيش و تؤدى هذه المهمة داخل المخازن سواء عند الاستلام أو قبل ارسال المواد للتأكد من عدم تلفها.
- توصيف وتنويع المخزون: وذلك بإعداد دليل يضم توصيفا كاملا للأصناف من المواد المخزونة وقد تقوم ادارة الشراء بالمهمة او تتقاسم المسؤولية معها.
- صرف المخزون: يتم صرفه عند استلام طلبات رسمية من اقسام وادارات المنشأة وتقوم ادارة التخزين بتوصيل الطلبية الى الجهة الطالبة.
- مسك السجلات: ونعني بها مجموعة المستندات والملفات والبيانات ذات العلاقة بالمواد المخزونة
- الحسابات المخزونة: هو انشاء قسم لحساباتها يقوم بتسجيل ومتابعة حركة المخزون وأرصدته احيانا تقوم ادارة المالية بهذه المهمة.
- الرقابة على المخزون: وهي رقابة على أرصدة المخزون ومدة انسجامها مع حاجات الاستهلاك كما تتضمن الرقابة مراقبة كيفية صدور اوامر الشراء وأوقات اصدارها لضمان وصول المواد في اوقاتها وعدم توقف الانتاج.
- جرد المواد: ونعني به الجرد الفعلي للمواد ومقارنة الارصدة الفعلية بالدفترية.
- المحافظة على المخزون: ذلك بحمايته من التلف والسرقة كما تعني صلاحيته للاستخدام وتتضمن تلك المسؤولية حمايته من المؤثرات الجوية والمناخية المختلفة.(7)
3) انواعها: ونعني بانواعه التي يمكن ان يضمها المخزن وهي:
المواد الاولية: تساهم في صناعة السلع
الاجزاء المصنفة:جزء من المواد الاولية تخزن لضمان صرفها لوحدات انتاجية كالحديد والنحاس.
الاجزاء المشتراة: اجزاء كاملة يحتفظ بها لتصنيعها او اعادة بيعها كقطع الغيار او اجزاء مصنعة
المعدات وقطع الغيار: تشمل لاماكنات والناقلات والالات وقطع الغيار
العدة: تشمل الادوات التي نحتاجها في الانتاج كالمطارق والمناشير الالات
المقاييس والموازين: ادوات القياس التي تقاس بها الابعاد والاشكال
المواد تحت التشغيل: هي مواد لازالت تحت التصنيع
الفضلات والمهملات: مخلفات العملية الانتاجية والزوائد
مواد التغليف: كالورق ومواد الحزم والصناديق والبراميل
ودائع العملاء: هي مواد العميل التي يودعها لاجراء عمليات صناعية بها
4) اهدافها:
- تساعد على تحقيق التوازن في التدفق الدائم والمنظم للمواد الاولية والمعدات الضرورية للاحتياجات ورشات التشغل
- المحافظة على عناصر المخزون وصيانتها من الضياع والتلف وترتيبها وتنظيمها وفق الاسس العلمية
- تقوم باستلام وتخزين النفايات
- تزويد قطاع الانتاج بالمواد لضمان استمرارية التغذية
- استقبال وإصدار السلع الجاهزة حسب الطلب
- ضمان تدفق المنتجات الى مراكز البيع بما يلبي الاحتياجات المطلوبة والمحافظة على سمعتها في السوق.(
ـــــــــــــــــــــــــــــــــــــ
7-وظيفة التخزين في المؤسسة،مذكرة التخرج لنيل شهادة تقني سامي،المعهد الوطني المتخصص في التكوين المهني للتسيير،2005،ص 24.
8- د مهدي حسن زويلف،د.علي سليم العلاونة،مرجع سابق،ص171.
-6-
*الخاتمـــــــة*
**- من خلال تعرضنا لدراسة وظيفة التموين عرفنا أنها تؤدي دورا بالغ الاهمية على المستوى المؤسسة وتعتبر همزة وصل بين المؤسسة والسوق المتمثل في الموردين على المستوى الخارجي، وبين مختلف مراحل سلسلة الانتاج على المستوى الداخلي.
- وقد استنتجنا ان أي مؤسسة مهما كانت طبيعتها تحتاج الى وظيفة التموين والتي تقوم لها بعملية الامداد بكل ما تحتاجه اليه من المواد والوسائل والتجهيزات وذلك حتى تقوم هذه العملية على احسن وجه فإن المر يتطلب التنسيق بين وظيفتين متكاملتين هما وظيفتا الشراء والتخزين.*
[ b ]*- المـراجع:[/ u ]
1-كتاب: ادارة الشراء والتخزين (مدخل كمي)،د.مهدي حسن زويلف ود.علي سليم العلاونة،1988.
2- كتاب: اقتصاد المؤسسة،ناصر دادي عدون.الجزائر
3- المذكرات: مذكرة تخرج لنيل شهادة الليسانس ادارة أعمال،دراسة وظيفة التموين المؤسسة،2003/2004.
مذكرة تخرج لنيل شهادة تقني سامي،المعهد الوطني المتخصص في التكوين المهني والتمهين،وظيفة التخزين في المؤسسة،2005.